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会议纪要的新闻写作八字诀

2019年07月  作者:  来源:新闻与写作  责任编辑:前进者
简介:   会议纪要是党政军机关、社会团体和企事业单位经常使用的一种公文。本文就会议纪要的写作进行了梳理与总结,其中方法希望对大家有所启发。   什么是会议纪要   会议纪要是一种记载、反映会议情况和 ...
内容:

 

  会议纪要是党政军机关、社会团体和企事业单位经常使用的一种公文。本文就会议纪要的写作进行了梳理与总结,其中方法希望对大家有所启发。

  什么是会议纪要

  会议纪要是一种记载、反映会议情况和议定事项的纪实性公文,是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具。会议纪要可以多向行文。向上级机关汇报会议情况,以便得到上级机关对工作的指导;向同级机关通报会议情况,以便得到同级机关的支持配合;向下级机关传达会议精神,以便统一认识,贯彻执行。

  会议纪要的种类

  1. 决议性会议纪要,主要记载和反映会议作出的重要决策事项,常用于各级领导机关的办公会,如省长办公会议、市(县)长办公会议等。

  2. 协议性会议纪要,主要记载双边或多边会议有关内容及其达成的协议等情况,常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位共同召开的联席办公会等。

  3. 研讨性会议纪要,主要记载和反映经验交流会议、各种专业会议或学术性会议的研讨情况,主要用于职能部门或学术研究机构召开的专业会议、学术研讨会议等。

  会议纪要的内容结构

  一  标题

  1. “会议名称+纪要”,如《全国农村工作会议纪要》等。这类标题最为常见。

  2. “正标题+副标题”,正标题提出问题或揭示会议主旨,副标题多为“会议名称+纪要”。如《加强未成年人思想道德教育是家庭、学校和社会的共同责任——xx市xx区教育工作研讨会纪要》。这种标题常见于报刊发表的会议纪要。

  3. “发文机关名称+议题+纪要”,如《国务院关于加强土地市场管理工作会议纪要》。

  二  正文

  1. 开头:主要用于概述会议的基本情况,包括会议名称、时间、地点、主持人、参加人、会议议程和主要成果等,然后用“现将会议主要精神纪要如下”或“现将这次会议研讨的几个问题纪要如下”等过渡句转入下文,文字一般都比较简练。

  常见的写法有两种:一是列项式,即将会议名称、时间、地点等要素依次列出,各占一行,使人一目了然。这种写法多用于办公会议纪要。二是概述式,即将会议的基本要素用一段文字作简要叙述,使人看后对会议情况和基本精神有个大致了解。

  2. 主体:一般包括会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定和提出的措施办法等。

  (1)条款法,就是把会议议定的事项用条款方式加以简要说明,分别冠以一二三四的标号,一条写一个事项。这样表述简明扼要,适用于部署工作的会议或办公会议,也适用于工作协调会等。

  (2)综述法,就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分,每个部分集中谈一个方面的问题,较复杂的工作会议或经验交流会议的纪要多采用这种写法。

  (3)归类法,有些工作会议涉及内容较广,讨论的问题较多,这就要求按讨论问题的性质或议定事项的不同分类进行整理,分别列出序号、标题来叙述,每个标题下面视内容多少,或分段或分条来写。

  (4)摘记法,就是按会议发言顺序记录每个人的发言要点,根据各人提出问题的不同角度,整理成几个问题,并署上发言人姓名、职务,有时还要加上小标题。

  3. 结尾:有的向有关单位和人员提出为实现会议目标和任务而奋斗的号召或希望;有的就会议议定的有关问题,向上级有关部门提出意见建议;有的向有关单位和人员提出贯彻落实的具体要求;有的则对会议意义和收获进行评价等。

  三  文尾

  会议纪要一般也有文尾,与其他文件类同,主要是会议纪要的印发机关、成文日期、发送单位等内容。

  会议纪要的写作要点

  真实准确:真实准确地反映会议的情况和精神,需认真地进行会议记录,详尽地了解会议情况,做好各项基础性工作。

  精练概括:精练概括与详尽细致,是会议纪要与会议记录最重要的区别。语言文字简练准确、朴实无华、通俗明白,也是精练概括的应有之义。

  要点突出:会议纪要就是记叙会议的中心内容和讨论研究的要点。凡与此联系密切的问题,都应尽力写充分;反之就要少写或不写。

  取舍适当:凡符合会议宗旨的多数人的一致意见,会议纪要都应集中反映;对少数人的意见,如果是正确的,也要予以反映;如果讨论中意见确有分歧,难以取得统一,一般不应写入纪要,但研讨性会议纪要除外。集中会议讨论的意见,还要特别留意会议主持人发表的意见,特别是他(她)的总结性发言和结论性意见,并在纪要中充分体现。

  会议纪要看起来普普通通平平常常,但是作为秘书工作人员,你真的掌握了会议纪要的写法了吗?会议纪要对于记录会议主要情况、传达会议议定事项、推动工作落实具有重要意义。个人体会,写好会议纪要需把握好以下几个方面:

  撰写会议纪要是办公室的日常工作之一,也是办公室工作人员的基本功。在工作中,写好会议纪要有“八字诀”可循。

  一是求“快”

  时效性是会议纪要的最大特点。很多重要工作都要在会议结束后马上落实,需要拿会议纪要“说话”,太晚就有可能失去其自身价值。因此,会议纪要的撰写、报批、印发一定要迅速,一般会议三至五天内印发纪要,重要紧急会议当天印发或隔天印发。这就要求我们平时做好基础工作,准备好各种会议的纪要模版,程序化填充文字内容。

  二是求“准”

  准确性是会议纪要的基本要求。首先,内容要准。会议议定的重要事项比如经费、时限、责任人等一定要准确翔实地记录下来,不能有任何出入。例如,关于经费使用的决议,要详细写明金额、拨款单位、拨款时间、拨款方式,防止日后出现问题无从对证。

  其次,用语要准。参会人员在讨论或讲话中,对一些专业术语、专有名词可能一带而过,说的是不规范简称或俗称,比如把××省(市)第×届人民代表大会第×次会议、中国人民政治协商会议××省(市)第×届委员会第×次会议,统称为×届省(市)人大(政协)第×次会议,类似情况应在撰写纪要时注意核对订正。

  最后,记录要准。纪要撰写人员要全程参会,做好录音和记录,核对好参会人员,对于一些大型会议,经常会有“替会”情况发生,要以签到情况为准记录参会人员。

  三是求“实”

  会议纪要不需要华丽的辞藻,只要求原原本本记录会议召开情况和议定事项,文字要尽可能清晰简练、准确平实,不能掺杂个人感情和看法。

  对于报领导讨论决定的会议事项,一般只将最后议定的结果写入纪要,不必记录讨论过程;对于传达重要会议、文件或领导指示的会议事项,要抓住重点,避免空话套话,凡能从其他文件、资料中查到的内容一般不写,只写会议提出的要求和部署,使没有参加会议的人看了纪要也能了解会议情况。

  四是求“全”

  要突出完整性,对会议进行全面的记录,最忌丢项落项或多项。特别是有的会议可能会根据需要临时加入一些议题或部署一些任务,要注意完整地写入纪要。

  为便于撰写和查阅,应当按照一事一标题或一段的格式撰写,顺序应按议题的重要程度和类别进行排列。会议讨论未通过的议题一般不写入纪要之中。

  五要会“借”

  会议信息量大,撰写纪要需全面广泛占有资料,把会议材料、领导讲话、记录稿件、录音录像以及会议涉及的相关文件资料搜集齐全,通读理解,只有自己弄明白了才有可能把纪要写明白。

  在使用资料上要敢借、会借,一般来说,对于顺利通过的议题,会议材料的请示事项就可以借用为会议纪要的决定事项,领导讲话的主要提纲可以借用为会议纪要的强调(要求)内容,有选择性地把会议材料借用为纪要内容,实际上是一个对资料进行收集、筛选、提炼、组合的过程。

  六要会“改”

  所谓改,就是在“借”的基础上对部分材料进行再加工,这个过程不可或缺。

  比如,领导在会上脱稿部署工作、提出要求时,可能会讲得过于详细、层次稍显不清、前后略有重复,在这种情况下,要对会议记录进行修改加工,再写入会议纪要,既体现领导真实意图,又符合会议纪要准确务实的基本要求。由于修改工作要求较高,纪要撰写人员需不断提升理论功底和文字水平。

  七要会“报”

  会议纪要初稿写成后,如何报领导批准也是一门学问。

  首先要广泛征求意见,避免出现方向性错误,必须向事项汇报部门、涉及部门和会上提出反对意见部门的主要领导征求意见,涉及重要大额资金使用的必须征求财务部门意见,视情况征求宣传、人事、纪检监察等部门意见。完成这些基础工作,才能逐级上报主管领导、主要领导审批。

  八要会“用”

  会议纪要批准后,要特别注意发挥其作用。

  一要正确确定报送范围,参会人员和单位都要报送,再视会议内容,报送有关部门阅知或在一定范围内公开。

  二要与督办工作做好衔接,由相关人员将纪要中有关任务梳理成待办事项进行督办。

  三要做好存档工作,便于日后查阅,需要注意的是纪要在报送的过程中可能会由相关部门、领导进行多次修改,一定要存档领导签字确认的最终版本。

  此外,充分利用信息化手段,单位内部的会议,不涉密的可在单位内网发布。

新闻写作 http://www.xwpx.com/article/wri/

 

 

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