会议纪要，顾名思义就是记录要点，是用于记载会议主要情况和议定事项的一类公务文书，一般包括会议概况及会议的精神和议定事项，是一种下行文。在实际的公文写作中，需要注意会议纪要与会议记录的区别。会议记录，是对会议的组织情况及会议内容进行记录的一种文书。会议纪要与会议记录有着本质的区别，会议纪要属于行政公文的一种，一般为下行文，而会议记录则属于一种事务文书。本文对会议纪要的写作特点、应用背景和注意事项进行了简要说明，供广大文字工作者借鉴和学习。

　　会议纪要是在会议记录的基础上经过加工、整理出来的一种记叙性公文，是记载会议主要情况及议定事项的法定公文，也是传达政令、解决问题、推动工作的重要文种之一。

　　笔者认为在以下五种情况下要发会议纪要：

　　一是领导班子召开会议，就有关事项进行了讨论研究并做出决定，须以会议纪要形式予以明确并传达贯彻。如党委常委会会议纪要、政府常务会议纪要等。

　　二是某项工作的开展涉及多个部门，包括职责的划分、政策的衔接、人员的使用等，需要通过协调会议予以明确并形成会议纪要，以便各有关方面有所遵循，避免出现相互推诿扯皮和相互矛盾的现象。

　　三是在某项决策的实施过程中，出现了一些不好解决的问题，包括需要细化、调整、规范的问题等，在这种情况下再下文件显然不合适，就须通过一定的会议明确下来并形成会议纪要，作为对决策的补充和完善，便于下级执行。

　　四是某些带有现场办公性质的会议，如资金调度会、工业生产调度会、在某企业或某部门举行的办公会等，其议定的事项比较具体，涉及各有关方面，为便于执行和落实，须形成会议纪要。

　　五是有些由领导出面召开的座谈会、协商会，其内容既有情况的交流、对工作的探讨，又有需要明确并要求下级执行的事项，在这种情况下也需要形成会议纪要。

　　会议纪要的结构包括开头、主体两个部分。开头部分要交代清楚会议召开的时间、地点、主题、参加人员及主持人。主体部分记载会议的内容，包括讨论形成的一致意见及议定的具体事项。

　　层次划分有三种方法：一种是条目化，有多少事项就列多少条；一种是非条目化，按自然段排列下去，每段以“会议认为”“会议指出”“会议强调”“会议要求”等语开头；一种是条目化和非条目化兼而有之，即将属于统一认识和看法的“虚”的内容非条目化，用一至几个段落予以表述，然后，将属于议定具体事项的“实”的内容条目化，一项一项表达清楚。

　　要写好一份会议纪要，关键在于主体部分，要做到记述清楚、表达准确。对于初学写作者，要注意防止三个方面的不足：

　　一是不善于概括、归纳，使内容杂乱零散，残缺不全。二是对议定的具体事项记述不具体、不明确。三是不恰当地突出领导讲话。这类会议上与会领导肯定要发言，会议记录可以记原话，但写纪要时，则应把它作为与会者的共识来写，而不宜写成领导个人的意见。

　　与会议记录相比较而言，会议纪要具有以下四个特点：

　　（1）纪实性。纪要的内容必须如实反映会议中传达的精神和议定事项等，不可任意增添或者删减内容，也不可进行主题深化和思想拔高。

　　（2）概括性。纪要需要使用概括性的语言将会议主要内容和议定事项进行简要记录，反映会议精神和决定，留存并传达有价值的重要的内容即可。

　　（3）条理性。由于纪要中通常包含较多写作内容，一般都需要利用各级小标题厘清结构层次，以使公文内容条理清晰。

　　（4）主语的特殊性。会议纪要需要使用“会议”作为主语，给出的看法和作出的决定等都使用“会议指出”“会议表明”“会议决定”等写法，这一特点需要注意。

　　会议纪要的正文内容首先需要对会议基本情况作一个简要介绍，包括时间、地点、举办方、参与人员、主持人、会议主要议题等。后文中再对会议中的主要内容、议定事项等进行叙述。

　　会议中的主要内容及议定事项部分有三种常见的写法：

　　一是集中概述法

　　整体地将会议讨论研究的主要问题、思想认识和议定的有关事项用概括叙述的方法进行阐述。一般适用于议题较单一的小型会议，如果议题较多，可以将不同议题逐项进行整体概述。

　　二是分项叙述法

　　在会议内容较多的情况下，把会议的主要内容分成几部分，标上序号或小标题，然后再分项阐述。这种写法使内容相对全面，可以包括对现状、问题、解决方法及其意义等的详细分析。

　　三是发言提要法

　　将会议上有代表性的、重要的发言进行整理，提炼要点，总结思想性内容，再按照一定的规则排列，如发言顺序或主题顺序，分别进行阐述。这种写法应根据实际需要应用，如果需要了解参加会议人员不同意见则可采用。

　　在纪要写作中需要注意的是，纪要需要如实地反映会议内容，写作者不可以在纪要写作中进行信息的补齐、背景内容的添加、主题意义的深化、思想的拔高等发挥。

　　在实际的公文写作中，需要注意会议纪要与会议记录的区别。会议记录，是对会议的组织情况及会议内容进行记录的一种文书。会议纪要与会议记录有着本质的区别，会议纪要属于行政公文的一种，一般为下行文，而会议记录则属于一种事务文书。

　　会议纪要应随着会议进行记录会议中得出的主要结论，由于公文的特性均需要向某对象行文并发挥效用，事后需要整理形成规范的公务文书，并向有关方面进行传达与分发。而会议记录是会议进行中即对会议中的发言、讨论等进行相应记录，目的仅是作为留存，以供日后有需要的时候备查，会议记录不需要进行公布，因此也无须在会后形成文件，进行整理也只是为了将会议中由于速记造成有些地方过于简略、记录模糊的叙述清楚。